Partager un dossier de messagerie ou une boîte aux lettres

Collaborez sur Mailo plus facilement que jamais : il est désormais possible de partager une boîte aux lettres ou un dossier de messagerie avec d’autres utilisateurs. Une nouvelle fonctionnalité pensée pour le travail en équipe.

Pour partager l’accès à vos e-mails avec une ou plusieurs personnes, il vaut mieux éviter de transmettre le mot de passe de votre compte — cette pratique est déconseillée pour des raisons de sécurité. Il n’est pas très pratique non plus de configurer un transfert de messages.

Une alternative plus sécurisée et simple à mettre en œuvre consiste à accorder une autorisation d’accès à votre boîte de réception ou à un dossier spécifique. Cette délégation peut être accordée à une ou plusieurs personnes, selon les besoins.

Vous pouvez choisir le niveau de droits accordés :

• un accès en lecture seule, pour simplement consulter les messages,
• ou une gestion complète, incluant la possibilité de répondre et d’envoyer des messages en votre nom.

Ce fonctionnement est particulièrement utile pour la gestion collaborative de comptes génériques, mais aussi pour déléguer temporairement sa messagerie en cas d’absence (par exemple, lors de congés). Cela permet à un collègue de suivre et traiter les messages pendant votre indisponibilité, en toute continuité.

Comment mettre en place le partage de boîte aux lettres sur Mailo

Sur Mailo, le partage de boîte mail est désormais disponible pour les comptes Pro. Pour le mettre en oeuvre, il vous faut donc disposer d’un abonnement Pro (Pro Start, Pro 5 ou Pro Modulo) dans votre espace Mailo.

Pour mettre en place le partage, ouvrez les Options (en haut à droite sur le Web ou dans le menu de l’app Mailo). Rendez-vous ensuite dans la rubrique Partages.

Cliquez alors sur « + Nouveau partage » et sélectionnez Dossier de messagerie ou Boîte aux lettres.

Pour un dossier, vous aurez à indiquer le dossier particulier à partager.

Sélectionnez ensuite le mode de partage :

• par adresse e-mail, en ajoutant la ou les adresses e-mail à qui vous confiez le partage
• avec un espace, si vous souhaitez partager cet accès à l’ensemble des membres d’un espace Mailo donné

Vous pouvez enfin choisir les droits accordés aux bénéficiaires du partage :

• Pour les dossiers de messagerie, vous pouvez cocher l’option Autoriser la suppression de messages. Si vous ne la cochez pas, le dossier sera accessible en lecture seule.
• Pour les boîtes aux lettres, vous pouvez cocher l’option Autoriser la suppression de messages et l’envoi de messages en votre nom. Si vous ne la cochez pas, la boîte sera accessible en lecture seule et le bénéficiaire ne pourra pas envoyer de message en votre nom.

Gérer ses partages

En ouvrant par les [option]Options, la rubrique Partages, vous avez accès à tous les partages que vous avez autorisés. C’est aussi ici que vous pouvez supprimer les partages devenus caducs.