L’e-mail : outil de communication interne et externe

Un autre avantage d’utiliser des adresses e-mail avec votre propre nom de domaine est qu’elles sont indépendantes de votre opérateur et/ou de votre fournisseur de messagerie.

Le jour où vous résiliez votre abonnement Internet ou que vous souhaitez utiliser un autre fournisseur de service, toutes vos adresses e-mail deviennent obsolètes. Le cas le plus dramatique a certainement été la fermeture par Orange du service @voila.fr qui a abandonné les clients qui l’avaient choisi des années auparavant.

Il est important de disposer d’adresses e-mail pérennes et que vous maîtrisez totalement. Sachez que si vous avez acheté un nom de domaine chez un prestataire, vous pourrez toujours le transférer chez un autre au moment de renouveler son abonnement. Vous resterez ainsi toujours maître et propriétaire de votre nom de domaine, indépendamment du service que vous utiliserez.

Lorsque vous possédez un nom de domaine, vous pouvez créer autant d’adresses e-mail que vous voulez, avec les intitulés que vous choisissez.

Une fois que vous avez trouvé le nom de domaine, vous devez choisir quel service de messagerie utiliser. Pour cela, il est important de vérifier qu’il dispose bien de toutes les fonctionnalités nécessaires, parmi lesquelles :

  • un bon antispam avec, mieux encore, le tri du graymail pour isoler notifications de réseaux sociaux et newsletters
  • la possibilité de filtrer de la réception des e-mails
  • le transfert automatique de messages (par exemple pour envoyer une copie à un collaborateur)
  • un répondeur automatique (en cas de congé ou fermeture temporaire de l’entreprise)
  • la possibilité d’envoi par mail de très gros fichiers (envoi avec un lien de téléchargement)
  • la possibilité de collecter des e-mails d’adresses externes

Lorsque la messagerie sera fonctionnelle, il est important de savoir qu’il il y a plusieurs manières de l’utiliser :

  • avec un logiciel de messagerie installé sur un ordinateur ( comme Thunderbird ou Outlook)
  • avec une app de messagerie installée sur un téléphone (généralement, l’app préinstallée, dite « app native »)
  • avec une app spécifique de la messagerie utilisée (app installée explicitement)
  • avec le webmail du service utilisé.

Toutes ces utilisations sont légitimes et intéressantes. Cependant, lorsqu’on utilise un logiciel ou une app de messagerie, il est important de bien choisir le protocole utilisé. En particulier, il vaut mieux utiliser le protocole IMAP et éviter le protocole POP3.

POP3 était largement utilisé aux début de l’Internet mais il pose problème : il récupère les e-mails pour les stocker localement et les fait disparaître du serveur. Un changement de terminal fait ainsi perdre tout l’historique, ce qui à coup sûr une catastrophe. De même, les e-mails archivés dans des dossiers le sont dans des dossiers locaux et donc sans pérennité. POP3 est par ailleurs inadapté à la consultation concomitante sur plusieurs terminaux, ordinateur de bureau, portable, smartphone ou tablette.

Le protocole à privilégier est donc IMAP4. Il permet de conserver les e-mails sur le serveur et permet donc l’utilisation d’une app, d’un logiciel et du webmail en parallèle.

Avec Mailo Pro : Si vous achetez votre nom de domaine avec Mailo, vous pouvez tout de suite créer et gérer et utiliser vos propres adresses e-mail professionnelles.
Si vous disposez de votre nom de domaine chez un autre hébergeur comme OVH ou Gandi, vous pouvez facilement aiguiller les e-mails vers Mailo pour utiliser vote messagerie indépendante et disposer de son service de qualité.

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