Comment présenter Mailo à son organisation

Tirez profit d’une bonne présentation de Mailo à votre organisation, pour une bonne adoption du service par vos équipes. 

Votre espace Mailo Pro, dédié à l’organisation de la messagerie et des ressources partagées de vos collaborateurs, est désormais opérationnel. Afin que chacun l’adopte et puisse en exploiter pleinement tout le potentiel au quotidien, vous avez tout intérêt à soigner la présentation auprès de vos équipes.

Plusieurs actions simples peuvent être menées afin de faciliter la prise en main et encourager les premiers usages.

1. Faites une annonce claire et contextualisée

Commencez par envoyer un message interne expliquant pourquoi Mailo est mis en place et les apports concrets pour le quotidien des équipes. Mettez en avant les bénéfices opérationnels — centralisation des échanges, partage facilité, continuité du service et simplicité d’usage — ainsi que les engagements éthiques : un service conçu et hébergé en France, respectueux des données et protégé des lois extraterritoriales américaines. S’il y a une migration des comptes d’une ancienne messagerie, présentez la procédure de manière claire.

2. Présentez synthétiquement le service

Vous pouvez ensuite envoyer une présentation synthétique du service à tous les utilisateurs, par exemple le guide Premiers pas avec Mailo. L’objectif n’est pas d’être exhaustif, mais de mettre en avant les fonctionnalités clés et les usages les plus courants : gestion des e-mails, agendas, contacts et espaces partagés. Ce document pourra servir de mémo les premiers temps. Si vous le pouvez, listez ce qui change (ou ne change pas) pour les utilisateurs par rapport à leur ancien outil.

3. Organisez une démo

Organisez une démo courte (10–15 minutes) de Mailo en réunion d’équipe ou en visio. En quelques minutes, montrez comment consulter ses messages, envoyer une pièce jointe, organiser son agenda ou réserver une ressource.  Privilégiez des cas d’usage concrets plutôt qu’un tour exhaustif.

Vous pouvez par exemple partir du plan de démo suivant :

4. Appuyez-vous sur l’aide en ligne et des points de contact

Pour accompagner la prise en main, rappelez qu’une documentation et une foire aux questions (FAQ) sont facilement accessibles en ligne. Indiquez que ces ressources sont disponibles depuis le bouton «  ? » dans le menu en haut à droite. En complément, identifiez clairement des personnes ou services à contacter en interne en cas de question.

5. Recueillez les retours

Après une phase de prise en main, recueillez les retours des utilisateurs. Cela permet d’identifier les points de compréhension à renforcer et d’ajuster, si besoin, les supports ou les pratiques.