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Simples et puissantes, les listes de distribution facilitent l’envoi de messages aux équipes et garantissent un suivi fluide et efficace des communications avec l’extérieur. Vous avez un nom de domaine sur Mailo ? Créez votre première liste !
La qualité et l’image d’une entreprise ou d’une organisation dépendent en partie de sa capacité à rester joignable et à bien gérer les messages reçus de ses usagers ou clients. Les listes de distribution y contribuent efficacement en séparant une adresse de contact générique des adresses individuelles des membres concernés.
Quel est le fonctionnement d’une liste de distribution ?
Une liste de distribution n’est rien d’autre qu’une adresse e-mail, qui redirige automatiquement les messages reçus vers plusieurs adresses internes.
Ainsi, les correspondants n’ont qu’à utiliser une adresse de contact unique et pérenne, tandis que l’entreprise peut, selon ses besoins, gérer librement les destinataires en interne.
Quels sont les avantages d’une liste de distribution ?
- L’adresse d’une liste de distribution est plus simple à retenir pour les usagers et clients, grâce à son libellé explicite : « contact », « secretariat », « compta », « direction », « serviceXYZ », etc. Elle permet d’identifier facilement son rôle.
- Contrairement à une adresse nominative, cette adresse reste stable dans le temps, même en cas de réorganisation ou de changement de personnel.
- L’adresse de contact est aussi plus pérenne que ne pourra l’être une adresse nominative : elle ne varie pas avec l’évolution de l’organisation ou au gré des changements de postes.
- Elle permet également de notifier plusieurs personnes ou services en parallèle, facilitant ainsi le partage du suivi et du traitement des messages reçus.
- Enfin, elle simplifie la gestion des absences : il n’est pas besoin de configurer de transferts ponctuels, et les messages risquent moins de rester sans réponse.
Les conditions pour mettre en place des listes de distribution sur Mailo
La fonctionnalité des listes de distribution est réservée aux abonnements Mailo Pro qui disposent de leur propre nom de domaine. L’adresse de la liste de distribution sera une adresse à définir avec ce nom de domaine .
Les comptes auxquels une liste de distribution pourra transférer les messages reçus doivent être des comptes membres de l’espace Mailo.
Suivez le guide pour mettre en place vos listes de distribution
En pratique, pour savoir comment mettre en place une ou plusieurs listes de distribution, retrouvez notre guide dans notre FAQ : FAQ Créer une liste de distribution